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2021 年 8 月 12 日 タスク管理にも使える!付箋を使用して仕事を効率的に進めよう

日々の生活の中で、やらなければならないことが多数あって、整理しきれないというケースがありますよね。

また、仕事においては如何にタスク管理ができるかが重要であり、漏らさず着実に行っていく必要があります。

タスク管理のツールはいくつか存在していますが、その中で手軽に付箋を使用してタスク管理することができるのをご存知でしょうか?

では、具体的にどのようにして付箋でタスク管理ができるのでしょうか?

この記事では、付箋を活用したタスク管理の方法と、おすすめの付箋をそれぞれ紹介します。

スタンダードなタスク管理!付箋にタスクを書き出す

スタンダードなタスク管理の方法として、小さめの付箋にタスクを書き出すという手法があります。

付箋自体の特徴として、情報を整理することができる点にあります。

タスクが複雑化して、どのようにして進行すればよいかわからない場合に、付箋にタスクを書き出して整理する方法が有効なのです。

方法は簡単で、まずは思いついたタスクを付箋に書き出してください。

原則として、1枚に1つのタスクを書き出して、多く付箋を使うようにしましょう。

頭の中にあるタスクを、全て付箋に書き出すつもりで行うのが有効的です。

付箋にタスクを書き出したら、次はグルーピング作業に入ります。

同じ種類のタスクをグループ化して、それぞれのグループにおける優先順位を決定します。

これによって、どのタスクを優先して行わなければならないのか、そしてグループ化することで効率よくタスクをこなせるという効果を発揮するのです。

下位のタスクは少しずらして貼り付けると、包含関係が明確になってより整理しやすくなりますよ。

さらに、応用編として緊急と重要の4象限で位置関係を明確にして、より緊急度や重要度を明確にしてタスクをこなすという方法もあります。

おすすめの付箋

このタスク法に向いている付箋として、カバーなし付箋【CN01】がおすすめです。

目印にする付箋より若干サイズが大きい、25×76mmサイズとなります。

全部で5色展開しており、色分けしやすいという点も魅力的です。

また、上質紙ですので文字が書きやすいという特徴もあります。

進行中のプロジェクトを記載したノートに貼り付ける

タスク管理をノートで行っている方が多いのではないでしょうか?

確かに有効的なテクニックなのですが、ページ数が増えるとどこにタスクを記載しているのかを忘れることも多々あります。

これでは、タスク管理できているとは言い切れません。

そこでおすすめしたいのが、進行中のプロジェクトが記載されているノートのページに、付箋を貼り付ける方法です。

一瞬でプロジェクトのページに飛んで、内容を確認できるだけでなく忘れてしまうことを防止できます。

仕事に取り掛かる際には、付箋を目印にしてページを開くだけの単純さも評価できます。

また、必要に応じて日付や項目を記入して使用するというのも良いでしょう。

おすすめの付箋

このタスク管理法でも、CN01が活躍します。

かさばらないサイズ感であり、またしっかりと張り付くので長期間の使用にも耐えることが可能です。

日付などの書き込みにも最適であり、是非活用してほしい付箋の一つです。

毎日の日課を1日1回記入して手帳に貼る

毎日のようにタスクが発生する場合に有効的なのが、この方法です。

ほぼ日手帳のように、毎日記載する手帳を用意します。

そして、日課にしたい内容を付箋に記載して、それを手帳に貼り付けてください。

短期的な目標ではなく、長期的な目標を記載するのもおすすめです。

日が変わったら、次の日のページに付箋を張り替えて使用します。

この場合、その都度作成するのも良いでしょう。

おすすめの付箋

このケースでは、若干書き込む量が多い場合もあるので、カバーなし付箋【CN02】がおすすめです。

たっぷり記入できるサイズ感で、またノートに貼り付けても邪魔にならない点も評価できます。

最小500個から作成することができます。

段取りを考えて順番を明確にする

タスクの中には、単調なものから複雑化するものまで、その種類はたくさんあります。大型のタスクの場合は、如何に順序立てて行えるかが重要となります。

そこでおすすめなのが、大きな付箋に順番を書き出して整理する方法です。

最初に、付箋の上部にゴールとなる目標と期限を記載してください。

その後、その目標を達成するためのステップ2を下に書き出します。

さらに、書き出したステップを達成するためのステップ1を下に書き出してください。

完成したら、最も下に書き出したステップをスケジュール通り進めます。

もしステップが完了したら、その部分を切り取って次のステップに進みます。

これで、タスク管理を容易に行えるのです。

可能であれば、ミシン目が付いた付箋を使用するのもおすすめです。

おすすめの付箋

このタスク管理法では、多くのステップを書き出す必要があります。

よって、カバーなし付箋【CN05】のような大型の付箋がおすすめです。

100×150mmという十分すぎるサイズ感で、多くのことを書き出すことが容易です。

日程未定のタスクを仮貼りする

タスク管理においては、常に期限が明確になっているものばかりではありません。

特に、新規プロジェクトなどでは本当に具現化するのかが不明な場合もあります。

そこで、仮でタスクを書き出しておき、スケジュール帳などに貼り付けておきましょう。

やり方はかんたんで、タスクとなる項目を付箋に記載して、スケジュール帳に貼り付けておくだけです。

 

おすすめの付箋

この付箋のように、文字を印刷しておき「未定」「予定」などを記載してスケジュール帳に貼り付けるのがおすすめです。

その他おすすめの付箋によるタスク管理法

その他にも、付箋を用いたタスク管理方法はいくつかあります。

とくにおすめなのが、以下の方法です。

その日の進捗を付箋に記載する

タスクの進捗状況を把握する方法として、まずは1ヶ月単位などで細かくタスクを書き出します。

パソコンのモニターなど常に目に触れる箇所に張り出します。

そして、そのタスクが完了したら剥がして、手帳などに貼り付けてください。

これによって、タスクの進捗状況を容易に把握可能です。

また、後で見返した場合にタスクが予定通り進捗したかの振り返りができます。

注意事項をいつでも参照する

タスク管理において、如何にミスなく進行できるかも重要です。

常に注意すべき内容は付箋に記載して、手帳の目につくところに貼り付ける方法があります。

もし注意点が変更になった場合でも、付箋を張り替えれば良いので、付箋の利便性を生かした方法としておすすめです。

タスク管理を適切に行おう

特に仕事においては、タスク管理はとても重要なテーマです。

多くの人が関連するプロジェクトなどでは、個々のタスク管理をどのように管理できるかによって、成功するかどうかが決まると言っても過言ではありません。

今回紹介した、付箋を用いたタスク管理方法を実践して、タスク管理を適切に行いましょう。