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2021 年 8 月 12 日 簡単に行えて効果てきめん!仕事で役立つ付箋の利用テクニックを紹介

働き方改革が叫ばれている中で、仕事の効率化が求められています。

効率よく仕事を進めることで、時間外労働を減らそうというのが基本的な考え方です。

劇的に仕事の効率を上げることができることがありますが、効果が大きなものは意外とすでに改善されている事が多いです。

そこで、細かな改善の積み重ねで効率化を図ることになります。

実は、付箋を用いた効率化につながるテクニックも多数あるのです。

この記事では、仕事で役立つ付箋の活用テクニックを紹介します。

 

クリアファイルに見出しをつける

必要な書類をクリアファイルに入れて保存することがあります。

クリアファイルの利点として、中身が見えるという点がありますが、複数の書類を入れるとどこに何が入っているかがわからなくなります。

特に、収納するボックスに複数のクリアファイルを入れて保管すると、なおさらどこに何があるのかが把握できなくなることが多いです。

そこで利用したいのが、付箋です。

クリアファイルの上面に付箋を貼って、そこに何が入っているのかを記載していきます。

これがインデックスになって、容易にどこに何があるのかを把握できます。

もしクリアファイル内の文書が変更になっても、新しい付箋を貼り直しせばよいという点も魅力的です。

 

クリアファイルに見出しをつける際に役立つ付箋

クリアファイルの見出しとして使用できる付箋として、カバーなし付箋【CN01】(25×76mm)がおすすめです。

適度に書き込めるサイズ感であり、インデックスとして利用するのに最適です。

ふせん用紙色がイエロー、ピンク、ブルー、グリーン、ホワイトの5種類があるので、色分けして分類することもできます。

 

チェック済みの書類を付箋で区別する

最近では、押印文化の見直し機運が高まっています。

また、エコの観点から紙に印刷して書類を作る機会が徐々に減っています。

ただ、まだまだ紙に印刷して書類を管理しなければならないケースが多いのも事実です。

多くの紙の書類を取り扱う会社の場合、文書のレビューを多く行わなければなりません。

あまりに多くの文書が溜まると、どれをチェックしたのかがわからなくなることも多いです。

すでに確認した文書を2重でチェックしてしまうほど無駄なことはありません。

そこで、付箋を用いてチェック済みの文書に確認した日付とチェック済みの文字を記載して貼り付けておけば、チェック有無を容易に把握できます。

また、記載した日付をベースとして、チェックから一定期間経過したものを処分するタイミングの目安としても活用可能です。

もし文書が多すぎる場合は、逆に未チェックの文書に「未チェック」の付箋を貼り付けて、チェックした後に付箋を剥がすという方法も有効的です。

 

チェック済みの書類を付箋で区別する場合におすすめの付箋

チェック済みの書類を付箋で区別する場合におすすめの付箋が、カバーなし付箋【CN02】(50×76mm)です。

比較的記入できるスペースが多いので、日付とチェック済みの文字以外にもメモを記載しやすいサイズ感です。

イエロー、ピンク、ブルー、グリーン、ホワイトの5色展開で、上質紙を使用しています。

上質紙はコーティングをしていない化学パルプだけを用いて製造した紙のことを指し、表面に光沢や艶が少ないので筆記性に優れ、インクが乾きやすい紙質となります。

よって、書きやすくインクペンで文字がかすれるなども防止可能です。

 

付箋とスタンプを組み合わせる

古典的な方法ではありますが、付箋とスタンプを組み合わせて使用するのも効率化を図る上で重要なテクニックです。

普段記載する機会の多い文言をスタンプ化して、付箋にスタンプして貼り付けるだけという簡単な方法です。

スタンプは安価で作成することができますし、サイズバリエーションも多いので付箋のサイズに合わせて作成すると良いでしょう。

また、インクの色も見やすいカラーリングを選ぶとより文字を強調することができます。

 

付箋とスタンプを組み合わせる場合におすすめの付箋

付箋とスタンプを組み合わせる場合の付箋としても、定番サイズのカバーなし付箋【CN01】(25×76mm)がおすすめです。

この付箋も上質紙を使用しているので、インクとの相性が良いという点もおすすめポイントです。

 

会議専用の付箋で全員の意見を効率よく整理する

会議は会社の中でも最も無駄な時間とも言われています。

よって、世の中には多くの会議時間短縮術がありますが、会議は実施方法一つで有益なものに変化します。

活発な会議では、全員が積極的な意見を出し合いますが、それをうまくまとめて結論づけるのが重要です。

そこで利用したいのが、付箋を用いて意見をまとめる方法です。

実施方法は簡単で、まずは会議の出席者全員に付箋を渡します。

もし少数の出席者であれば、出席者別に色分けした付箋を渡すのも良いでしょう。

そして、事前にテーマを記載しておき、そのテーマに基づいた意見を書いてもらいます。

最後に、付箋を回収して共通項のある付箋をグルーピングして意見を整理して、最終的な結論を出します。

大きな机や壁などを利用して、うまくグルーピングした結果を並べて結論を出しやすくするのがポイントです。

 

会議専用の付箋で全員の意見を効率よく整理する場合におすすめの付箋

全員の意見を効率よく整理する場合におすすめの付箋として、比較的大きなサイズのカバーなし付箋【CN04】(100×76mm)です。

最初にテーマを記載して、そのテーマに沿った意見を書くスペースが十分にあるので、多くの有益な意見を抽出できる可能性が高まります。

また、5色展開ですのでグルーピングする際にも役立ちます。

 

効率よく仕事を進めよう!

今回紹介したテクニックは、仕事を効率良く進めるために大きく寄与します。

付箋は決して高いものではないので、手軽に導入しやすいという特徴があります。

もし気になる付箋がありましたら、PR39まで気軽にご相談ください。