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2015 年 8 月 3 日 「見える化」に追い詰められる!?

博多のオフィスより

おはようございます!

PR39の林です。

「見える化」っていう、

変な日本語ありますよね。

デジタル大辞泉によると、

「(特に企業活動で)業務の流れを

映像・グラフ・図表・数値化によって

だれにもわかるように表すこと。

問題の共有・改善に役立つとされる。

可視化。」

「ヘイ、なら『可視化』でいいじゃねえか」

という心の声はさておき、

見えないものを見えるようにして把握するというのは、

とても重要なことです。

フリーペーパーの制作をしている友人が

こんなことを言っていました。

以前はA4のメモパッドをデスクの見やすい場所に置き、

するべき仕事を箇条書きにして、

TODOリストを作っていた。

こんなふうに・・・

・編集担当者に電話

・デザイナーとDP打合せ

・ポジ入稿

・ポジ整理

・営業に電話

・画像入稿サーバーチェック

・画像ファイル名リライト

・不足データチェック

・入稿リスト記入

・アップリスト作成

・戻りチェック

・文字打ち原稿FAX

などなど

そして、終わった作業は線を引いて消していた。

でも、このやり方を続けていて、

ある日体を壊してしまった。

彼は自分の業務をTODOリストにし、

見える化して効率よく仕事をこなしていたはずだったんですが、

いかんせんフリーペーパーの制作という現場が激務すぎて、

A4のメモパッドはたった1時間ほどでいっぱいになっていたそうです。

見えるのはいいけど、

見え過ぎて仕事に押しつぶされそうな感覚が常にあった。

と言います。

そんな彼の状況を一変させた、

あるアイテムがありました。

それが「ふせん」です。

タスクを1枚に1件ずつ書き込み、

机の端に貼っていき、

こなした分は捨てていく。

終わった作業は完全に視界から消え去り、

これからするべきことだけが見える。

これだけでも、

精神的に楽になったといいます。

思いつくままに書きなぐっても、

優先順位をつけて並び替えられ、

頭が整理できるという作用もありました。

でも、もうひとつ彼を楽にする作用がありました。

それは「精神的に」とかではなく、

実質的に彼の勤務時間を減らし、

本当の意味で仕事を楽にする「ある作業」が容易になったからです。

ある作業とは、

「仕事をフる」こと。

大抵、TODOリストには、

「自分にしかできないこと」と、

「誰でもできること」が混在しています。

不思議と、

A4の紙にまとめて書いているうちはそれが見えません。

ところが、

ふせんに一件一件書いて並べてみると、

「あれ?これは誰かにフれるんじゃ?」

という割り振りが見えてきたそうです。

そして、暇そうにしている別のスタッフのところに行って、

「これお願い!」

と言ってパソコンモニターにそのふせんを貼ってくる。

そうすることで、

「自分にしかできないこと」だけを

優先的にさばくことができるようになったとか。

彼も私も心理学の専門家ではないので、

なぜそうなるのかはわかりませんが、

ふせんの「何度でも貼ったり剥がしたりできる」という機動的な性質が、

「書き込んだ内容」も機動的に扱うように、

脳が勝手に判断するんじゃないか?

というあやしい説を唱え、勝手に納得しました。

メカニズムはどうあれ、

現に彼の作業量が劇的に減ったのだから、

万々歳です。

追伸.

この話をすると、

結構な確率で「それ、自分もやってる!」

という反応をもらいます。

こんなふうに、

独自のふせん活用術があれば、

ぜひ教えて下さい!

「へぇ!」というものは

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